NEC、紙による住民への通知をデジタル化するフィールド実証を開始

NECは1月20日、紙で郵送していた住民への通知を、「マイナポータル」のお知らせ機能を活用してデジタル化するフィールド実証を1月29日より愛知県江南市の住民を対象として開始すると発表した。住民サービスの利便性向上と自治体職員の事務作業効率化や働き方改善を目指す。

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今回の実証では、行政のデジタル化に向けた取り組みの一環として、江南市における住民向けの通知のうち、基幹系システムから出力されるもので、回答を要するものや、納付を要するものを対象とし、マイナポータルのお知らせ(回答)機能と公金決済サービス機能を活用する。

具体的には、NECが開発した技術を搭載した「NEC電子文書作成・データ一括添付ツール」を使用しており、紙での郵送を想定した通知に関するPDFからマイナポータルへの電子文書を作成することが可能。さらにマイナポータルへの電子文書に添付したいファイルや、手数料等の支払のための公金決済用URL等を、個人ごとに名寄せして電子文書に同封することができる。

これにより住民は、長期出張や里帰り出産などで不在の場合でも、マイナポータルで通知を受け取ることができ、回答や申請が必要な通知に対しても手続きを行うことが可能になる。また、行政サービスの利用申請と同時に手数料などの公金決済もキャッシュレスで行うことができる。

さらに自治体は、通知の郵送費用・印刷費用や事務作業負荷の削減に加えて、通知の到達や開封状況のオンライン確認や、公金決済のキャッシュレス化により、窓口業務の負荷軽減、業務効率化につなげることが可能だ。電子文書の往来や住民側のUI(ユーザインターフェース)は、マイナポータルの仕組みを使用するため、システム開発や保守コストも削減できるとのことだ。