リモートワークに便利な小技 - ハンコ問題への対処法2

前回は「Adobe Acrobat Reader」を使ってPDF書類に捺印する方法をご紹介しました。Acrobatには有料版の「Adobe Acrobat DC」があり、これを使うと他の人に捺印をお願いすることができます。

リモートワークに便利な小技 - ハンコ問題への対処法1

相手がAcrobatを持っていなくても使用でき、また捺印の履歴が保存されるので書類の正当性も担保されます。一歩進んだ書類のデジタル化に活用してみてはいかがでしょうか。
○「Adobe Acrobat DC」とは

「Adobe Acrobat DC」は、Adobe社が提供するPDF作成・編集・管理のためのアプリケーションです。サブスクリプション形式（月額制）で提供されており、Adobe Creative Cloud単体プランまたはコンプリートプランで使用することができます。

Acrobat DCは、様々な形式のドキュメントからPDFを作成したり、文字や画像を編集したり、ページの追加・削除、コピーや印刷の制限、パスワードによる暗号化など、様々な機能を搭載しています。ペーパーレス化が課題になるリモートワークにおいて、ぜひ用意しておきたいアプリケーションです。

今回は「入力と署名」機能を使って他の人に署名を依頼する方法をご紹介します。
○署名を依頼する方法

予算表や企画書の承認、納品書の受領印など、他の人にオンラインで捺印をお願いしたい書類は、PDFに変換し、Acrobat DCから相手に送信します。これにはAcrobatの「署名」機能を使用します。

これで相手に署名依頼が送信されました。
○依頼された人が署名する方法

署名の依頼を受け取った人は、メールのリンクから書類を開き、ブラウザ上で署名することができます。Acrobatを持っていなくても対応が可能です。

ここではiPhoneで対応する方法をご紹介します。

○署名された書類を受け取る

署名者の対応が完了すると、署名済みの書類が依頼元へメールで届きます。書類にはやり取りの履歴を示したページが自動的に追加されています。

単に印鑑の画像を貼り付けただけではなく、依頼主と署名者、書類が変更されていないことが証明された書類になっているので、印鑑を押した紙の書類をスキャンして送るよりもスマートで信頼できると言えるでしょう。

複雑な契約フローなどに対応するには、ドキュメント管理やセキュリティを含めた企業向けソリューションが必要になる場合が多いと思いますが、まずはできるところから始めてみましょう。

2020-05-02 20:58:50