Microsoft Teamsの基本と活用 第55回 Q&Aチャットボットの実行と設定(カテゴリー検索)

Q&Aチャットボットの質問カテゴリー

Q&Aチャットボットの実行と設定（回答不能の応答）

Q&Aチャットボットでは、目次から内容を探すように、質問カテゴリーをたどってQ&A（質問文回答文）にたどり着くことができます。また、カテゴリーをたどっていく途中で、選択したカテゴリーの中だけで質問する、質問カテゴリーの絞り込みも可能です。実際の動作を確認しましょう。
質問カテゴリーの呼び出しと絞り込み

チャットボットから質問カテゴリーのメニューを呼び出します。

(1)Teamsにサインインして、「チャット」をクリック。
(2)チャットボットの名前（この例では「ヘルプデスク」）をクリック。
(3)「質問カテゴリー」と入力。
(4)Enterキーまたは送信ボタンで送信。

マウスを使用する際は、クリックだけで操作できます。

(5)メッセージを何も入力せずに（「ここに質問してください」の表示のまま）クリック。
(6)ポップアップした「操作項目」メニューをクリック。

(7)「質問カテゴリー」メニューをクリック。
(8)送信ボタンをクリック。

質問カテゴリーの絞り込み

Q&Aチャットボットでは、Q&Aの内容を、大分類、中分類、小分類の3つの段階でカテゴリー分けしています。「質問カテゴリー」というキーワードを送信すると、まず大分類のカテゴリー一覧を表示します。

(1)大分類のカテゴリー一覧が表示される。（この例では2つだけ）
(2)質問したい大分類カテゴリーをクリック。

(3)選択した大分類の中の中分類のカテゴリー一覧を表示。
(4)質問したい中分類カテゴリーをクリック。

(5)選択した中分類の中の小分類カテゴリー一覧を表示。
(6)質問したい小分類カテゴリーをクリック。

(7)小分類の中のQ&A一覧を要約で表示。
(8)知りたいQ&Aの「詳細」をクリックすると、回答の全文を表示。
(9)質問カテゴリーのトップメニューに戻る。

このように、「質問カテゴリー」では、カテゴリーを絞り込んでQ&Aにたどり着けます。（Q&Aサイトについては、今後の連載で紹介します）
質問カテゴリーを絞り込んでキーワード検索

大分類から小分類まで、質問カテゴリーを絞り込んでいく中で、自由文による質問も可能です。この場合、選択した質問カテゴリー（分類）内で、Q&Aを絞り込みます。

(1)質問カテゴリーで、中分類の「ソフトウェア」まで絞り込み済み。
(2)テキストボックスに質問文を入力して送信。

以下は、辞書への登録、編集ウインドウです。

(3)絞り込んだカテゴリー内で該当するQ&Aを回答する。

カテゴリーの構成

以上の動作を踏まえて、Q&Aチャットボットのダッシュボードではどのように設定されているのか、確認します。

まずは、カテゴリー管理です。このページでは、大中小分類のカテゴリーの構造だけ登録あるいは編集します。

(1)Q&Aチャットボットのダッシュボードにログインし、「Q&Aカテゴリー」タブをクリック。
(2)現在登録されているカテゴリーの一覧。
(3)新しいカテゴリーの追加。

大分類、中分類、小分類のカテゴリーには、それぞれカテゴリーIDと呼ぶ3桁の数字を設定します。

新しいカテゴリーの追加画面は次の通りです。

(4)大分類のカテゴリーIDを入力。
(5)中分類のカテゴリーIDを入力。
(6)小分類のカテゴリーIDを入力。
(7)大分類のカテゴリー名を入力。
(8)中分類のカテゴリー名を入力。
(9)章分類のカテゴリー名を入力。
(10)このカテゴリーを新規登録。

注意しなければならないのは、カテゴリーIDとカテゴリー名の組み合わせを、Q&Aチャットボットのダッシュボードが自動管理してくれないことです。整合性を確保するために、あらかじめ、ExcelなどでカテゴリーIDとカテゴリー名の一覧表を作成して管理するといいでしょう。

(11)「ネットワーク器機」という新しいカテゴリーが登録した。

Q&Aの登録

Q&A（質問文回答文）を新規登録する際は、前述のカテゴリーのなかから、そのQ&Aがどのカテゴリニーに属するのか設定します。

(1)「Q&A管理」タブをクリック。
(2)登録済みQ&Aの一覧。
(3)それぞれのQ&Aが、どのカテゴリーかを「大-中-小」で表示。
(4)新規にQ&Aを追加。

Q&Aを登録する画面は次のようになります。

(5)「Q&Aカテゴリー」のドロップダウンリストをクリック。
(6)あらかじめ登録したカテゴリーの一覧を表示するので、登録するQ&Aに適切なカテゴリーをクリックして選択する。

あとは、各入力欄を適切に入力して、新規Q&Aを登録します。

あまりカテゴリーを細分化してしまっても、カテゴリーの管理が大変になりますし、1カテゴリーが1Q&Aとなっては、小分類のカテゴリーの意味が無くなってしまいます。適切なバランスを考えながら、カテゴリー分けしていくときでしょう。

質問文回答文のカテゴリーを変更するときは、(1)の「Q&A管理」の画面で、変更したいQ&Aの右側の編集ボタン（鉛筆マーク）をクリックします。