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コツをつかめば一気に業務効率UP!初心者でもわかるGoogleスプレッドシートの使い方

エクセルなどの表計算ソフトを利用している人は、Googleのスプレッドシートを利用すればもっと効率的に業務を遂行できるかもしれません! というのも、スプレッドシートはクラウド上に保存されているため、複数人で同時に情報を更新できるからです。例えば、業務の進行情報などを共有したい時、スプレッドシートに情報を更新すれば、部署内の業務進捗具合がリアルタイムでわかります。このように業務をより円滑に進めたい時、スプレッドシートの存在は大いに役立つ可能性があります。そこで今回は、そんなスプレッドシートの使い方を、初心者の人でもわかりやすいよう、丁寧に紹介していきます。

Googleスプレッドシートでは何ができるの? 使い方は? エクセルとは何が違うの?

Googleのスプレッドシートは、上でも記したとおり"インターネット上に保存されている表計算ソフト(サービス)"です。「インターネット上にある」と聞くと、第三者に覗かれないか、などの「セキュリティ面の心配」がありますが、基本的にスプレッドシートにアクセスできるのは、作成した本人か権限を付与された人のみです。エクセルとの違いは、やはりインターネット上にあるかないかの差でしょう。例えば、1つのエクセルデータを部署内の全員で共有・更新したい時、まずAさんがデータを更新して、データをBさんに送ってBさんが更新して、Cさんに送って……といったように、1人1人順番にエクセルデータに書き込んでいく必要があります。この場合、Bさんがデータを更新している時、最新のデータはBさんのPC内にあるわけですから、後から更新データの間違いに気がついたAさんはすぐにデータの更新ができません。しかし、スプレッドシートならばそれが可能となるのです。

スプレッドシートを利用するには"Googleアカウント"へのログインが必須!?

Googleのスプレッドシートは、上でも記したとおり"インターネット上に保存されている表計算ソフト(サービス)"です。「インターネット上にある」と聞くと、第三者に覗かれないか、などの「セキュリティ面の心配」がありますが、基本的にスプレッドシートにアクセスできるのは、作成した本人か権限を付与された人のみです。エクセルとの違いは、やはりインターネット上にあるかないかの差でしょう。例えば、1つのエクセルデータを部署内の全員で共有・更新したい時、まずAさんがデータを更新して、データをBさんに送ってBさんが更新して、Cさんに送って……といったように、1人1人順番にエクセルデータに書き込んでいく必要があります。この場合、Bさんがデータを更新している時、最新のデータはBさんのPC内にあるわけですから、後から更新データの間違いに気がついたAさんはすぐにデータの更新ができません。しかし、スプレッドシートならばそれが可能となるのです。

スプレッドシートを利用するには"Googleアカウント"へのログインが必須!?

1:共有したいスプレッドシートを開きます。
2:画面右上にある「共有」をクリックします。
3:共有の権限を変更します(リンクを知っている全員が〜にチェックを入れます。)
4:完了をクリックします。これで共有設定はオンになりました!

なお「リンクをコピー」をクリックすることで、共有リンクをコピーができるため、メールなどにこのコピーしたURLを貼り付けて送信すれば、簡単に共有ができます。

共有されたスプレッドシートの編集ができない時は?

ほかの人が作成したスプレッドシート。閲覧はできるものの、編集ができない場合は上記で紹介した共有の権限が「リンクを知っている全員が閲覧可能」になっている可能性が高いです。スプレッドシートの作成者に連絡をして、共有の権限を「リンクを知っている全員が編集可能」にしてもらいましょう。

Googleスプレッドシートにも関数はあるの?

エクセルなどの表計算ソフトを利用している人にとっては、なじみの深い「関数」ですが、果てしてスプレッドシートにも関数は実装されているのでしょうか? 答えはイエス! Googleスプレッドシートでも関数は利用できます。

Googleスプレッドシートの主な関数一覧

Googleのスプレッドシートには通常の表計算ソフトと同様に「SUM」や「AVERGE」などの関数があるのはもちろんのこと、スプレッドシートならではの関数があります。そこでこの項目では、Googleスプレッドシート独自の関数を見てきましょう。

Google翻訳が使える!? 「GOOGLETRANSLATE」