Gmailはフォルダ分けができないけどラベル分けはできる！仕事の効率を上げるラベル機能の活用法

米ReturnPath社(https://returnpath.com/) が発表した、メール閲覧環境調査の「Webメール利用クライアント比率」によると、2012年時点では僅か6％だったGmailは、2017年には過半数を超えた59％のシェアを獲得しています。

今回の記事では、Gmailを使う時に疑問だったであろう、フォルダ分け機能について説明します。

Gmailに自動振り分けするフォルダ分け機能ってあるの？

たいていのメールクライアントには、フォルダ分け機能が搭載されています。

フォルダ分け機能とは、例えば「〇〇商事」「家族」「大学友人」など、カテゴライズされたフォルダを作成し、アドレスなどを設定し、受信したメールを既定のフォルダへ自動で振り分けてくれる機能のことです。

しかしGmailには、フォルダ分け機能というものは実はありません。しかし、Gmailにはラベル分け機能というものがあり、これを使いこなすと実に便利なのです。

以下の項目では、このラベル分け機能について、説明していきます。

Gmailの便利な自動ラベル分け機能とは？

Gmail以外のメールクライアントのフォルダ分け機能は、一度設定すれば、ずっと自動で振り分け続けてくれます

これは便利な機能ですが、二つ以上のフォルダに分けられる人から届いたメールを、どちらか一方のフォルダにしかメールを入れられないという、不便があります。

しかしGoogleのラベル分け機能では、メールアドレスにフィルタを設定できるので、二つ以上のフォルダにまたがる人のメールを、複数のラベルで表示できます。

Gmailでラベルを設定・追加する方法

それではGmailのラベル分け機能の設定・追加方法を書いていきます。

1：まずGmailを開き、画面右側の「設定(歯車のマーク)」を開きます。
2：すると「ラベル」と表示されたタブがありますのでこれをクリック。下にスクロールしていくと、「新しいラベルを作成」とあるので、これを開きます。

3：ラベル名を決めて、作成をクリックしてください。(※「次のラベルの下位にネスト」は、既に作成済のラベルの階層下へラベルを作成することができます)

4：次にフィルタを作成します。

「設定」画面から「フィルタとブロック中のアドレス」のタブを開きます。「新しいフィルタを作成」とありますので、こちらをクリックしてください。